最近、やたらと上司にメールが分かりづらいと言われるので読んでみた。 悪い例文を見てビックリした。自分の書き方とそっくり。 こんなひどいメールを書いてしまうなんて自分だけなんじゃないかと最近落ち込んでたけど、世の中には読みにくいメールを書いてしまう人ってそれなりにいるんだろうな(ブクログに書いてるレビューなんて読みやすさは意識してないからもっとひどい)。 『まえがき』によると、仕様書は詳細に書く必要があるけど、ビジネス文書ではそれは「ダメな文書」と書いてあって、腑に落ちた。そういわれると、自分は仕様書を書くみたいに、詳細にメールを書くようにしてしまっていたかもしれない。 これからはこの本に書いてあった、7つの力、「確実に伝える」「納得させる」「一目でわかる」「理解しやすくする」「正確に伝える」「短い文章で伝える」「心に訴える」を意識してメールを書けるようになりたいと思う。この本によるとこれらの習得には根気がいるとのことだけど、1年以内にはなんとか分かりやすいメールを書けるようになりたい。 いくつか例文を見て思ったけど、文章のかたまりに見出しをつけるというのはありかもしれないと思った。「１．原因」「２．対策案」みたいな感じで。これぐらいはできるようになりたい。 「なぜなら」という言葉は、会話の中ではやや不自然で嫌味な言い方に聞こえると書かれてあって驚いた。自分はメールで使ってることが多いように思うので、気を付けたい。 後、メールに注釈(脚注)をつけるという発想はなかった。確かに注釈をつけることで、ちょっと余計な情報かもしれないけど書いておきたいこと(※)を、本文から省いてすっきりさせることができるからいいかもしれない。 ※具体的な用語の意味や例など ただ、中にはもう少し読みやすくできないのかなと思う例もあった。例えば、『4-4.顧客に決断させる』の例文は、長々と文章を書いているだけのように思った。他の多くの例文と違って見出しがあるわけではないのだけど、こういうのは見出しはつけないほうがいいということなのだろうか。 後、『2-5.正確に伝える』の『⑤未決、既決、アクションプランを明確化』については修正前と修正後で内容が全く違うように思った。次回打ち合わせについて、修正前は決まっていないのに、修正後は決まっているメールとなっていて、書き換えじゃなくなってる。未定のメールではなく、決定のメールを送るようにということなのだろうか。